Word技巧篇之——Word长文档制作

在日常使用Word办公的过程中,我们常常需要制作长文档。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂,内容也较多,如果不使用正确高效的方法,那么整个工作过程可能是费时费力,而且质量还不尽如人意。本部分课程将介绍如何省时省力地制作长文档。

为了便于大家的学习和掌握,我们把实际中制作长文档的大任务划分为了几个小任务,这些小任务包括:1制作长文档的纲目结构;2、为长文档设置多级标题编号;3、在文档中让插图自动编号及交叉引用题注;4、为长文档编制目录和索引。下面我们通过4个实例的制作,完成这里提出的4个小任务。

实例1   制作长文档的纲目结构

在进入具体制作之前,我们先来讨论一下长文档制作的文档制作模式。经过实践证明,一个不错的做法是:先建立好文档的纲目结构,然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法,但是也许你习惯想到那里写到那里。如果你属于的第二种情况,那么为了效率和文档质量的提高,请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架,不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作,而且也方便了阅读者的理解时,我相信你会接受这个合理的文档制作模式。下面我们将通过制作一份名为“大学计算机基础”的文档,学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。

步骤启动Word2003,新建一个空白文档,然后单击Word窗口左下方的大纲视图按钮,如图1-1所示,切换到大纲视图。

步骤切换到大纲视图后,可以看到窗口上方出现了大纲工具栏,如图1-2所示,该工具栏适合专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的,大家在后面的使用中将体会到非常的方便。

步骤接下来我们先把一级标题输入,可以看到输入的标题段落被Word自动赋予标题1”样式,如图1-3所示。

步骤接下来我们把文档的二级标题输入,将插入点定位于参加对象段落末尾,按下回车后得到新的一段,如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题,把它变为一级标题的方法有:1、按键盘上的“Tab”键;2、单击大纲工具栏的降级按钮,如图1-4所示。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移动一格,表示该标题段落降了一级。

步骤在实际工作中,你也许有更多的标题等级,下级标题的处理以此类推,Word内置了标题1”标题9”9个标题样式,可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题。

步骤当你把所有的二级标题输入完成后,可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形,如图所示。

步骤段落控制符为我们在需要进行相关段落操作时提供了方便。现在用鼠标指针单击一下计算机系统基础前面的段落控制符,可以发现该段落以及它的下属段落被选中;再双击计算机系统基础前面的段落控制符,可以看到它的下属段落被折叠,如图1-6所示。

步骤前面提到的“折叠”的一个用途为,将所有含有下属标题的一级标题段落折叠,我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。更方便的方法是使用“大纲”工具栏上的“显示级别”命令,比如我们想看看文档的一级标题,则单击“显示级别”下拉按钮,在弹出的列表中选择“显示级别1”即可,如图1-7所示。

步骤在上面的案例文件中,假设我们想把“信息表示”及其下属段落移动到“计算机系统基础”段落之前。为了让“信息表示”及其下属段落能够被整体移动,于是先双击一下它前面的段落控制符,把它折叠起来。同时,也把“计算机系统基础”段落折叠,如图1-8所示。

步骤10 把它们都折叠好后,单击大纲工具栏的上移按钮,如图所示,即可完成移动,如图所示1-9


到这里为此,我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法。当文档的纲目框架建立和修改好后,我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写工作。