演讲型PPT制作前必须了解的几种事项

1、PPT是什么
PPT图形
有个比喻很好,说PPT是个盘子,可以盛放美食,但是盘子本身是不会加工食物的,它只是一个盛具而不是炊具,盛盘仅仅是最后一道工序,而决定这道菜是否美味的是你准备的食材和佐料是否充足、烹饪手法是否娴熟。同样地,PPT也只是用来盛放你的思想、观点的一个思维表达工具。它是演讲者和听者之间的纽带,可以帮助演讲者更好地传达所需要的信息。因此,PPT的根本目的是实现演讲者和听众之间有效的沟通。

演讲型PPT制作前必须了解的几种事项
2、PPT如何实现有效沟通

1.拆解演讲内容

我们通过PPT把想要传达的东西,包括黑压压的文字、庞杂的分析、枯燥的数据……精简成若干词语和若干图片,生动形象地传达给听众、让听众更容易理解,也更容易地去说服听众,而不是在PPT中去展示你的动画有多酷,排版有多炫。这个过程所需要的基本能力是提炼、总结、归纳和思考,并用形象的视觉化方式表达出来。即以“结构化思考+视觉化表达”的方式去制作PPT,思考在先,表达在后,思考的不到位,也表达不出什么深刻内涵。

2.站在听众的角度思考问题

你可能有非常好的技术,也可能有非常牛的素材,或者你觉得自己的某个观点很有趣,但是,这一切都不是重点,重点是这些东西能不能辅助你与观众进行有效沟通,能不能辅助你将自己的内容传达给听众。这里蕴含的道理很简单,你做PPT是要展示给听众的,应该了解听众的需求和问题,这样更容易对症下药理顺你的内容和逻辑,让你的幻灯片更有说服力。故而你应该站在珍惜听众时间的角度看待自己的PPT,一定要舍得狠心删除不必要的内容,这样可以使PPT更有实用性,也能最大程度抓住听众注意力,这是制作一个优秀演讲型PPT的重要方法。而如果你能设置问题吸引听众,然后,把他心里的问题一个一个逐步解开。让听众一直跟着你走,完全在你设置的场景中思考,你传达自己观点的目的就能有效。

3、如何了解听众

一般有这样几个角度的建议:

  1. 了解听众的“昨天”。了解听众的行业、背景、业务方向等相关信息。根据他们的年龄层次、工作背景等信息推测他们接收信息的风格,是“听觉型”、“视觉型”还是“触觉型”;
  2. 了解听众的“今天”。“今天”就是听众现在的业务状况以及哪些难题急需解决,以此定下演讲目的,并检测自己的内容是否启发听众,他们是否需要详细而实用的信息,他们是否希望获得更多的概念和理论,还是只为了获得建议;
  3. 了解听众的“明天”。就是听众对未来发展方向的规划或需求;
  4. 他们来听您的报告之前或之后,有没有其他的活动要进行。如果有,自己的演示应该如何相对应;
  5. 为什么要求你发言,他们对你的期望是什么;
  6. 什么时候开始演讲,有多久时间来准备;
  7. 若有其他演讲者,要了解演讲顺序如何。根据你的出场顺序推测当时听众的情况,设置对应的内容。当然,可以的话,主动争当第一个或最后一个。
  8. 接收到一份别人发给你的PDF建议素材,如何将PDF转PPT格式!

有了这几个角度的准备,你的幻灯片就能更好地对症下药,从幻灯片制作的开始就能牢牢抓住听众的需求,达到我们所需要的“沟通”“传达”的目的。而不是稀里糊涂做一页算一页,在信息不对等的情况下不断返工、不断修改。