Word的IF域在邮件合并的妙用

大家好!

今天和大家分享IF域的简单用法

邮件合并中也可以使用【IF】,比如在批量生成邀请函时,通过对性别男女判断,智能的在嘉宾名称后方添加【先生\女士】的尊称,让文档体现出我们工作更用心、更真诚!

一、准备工作

邀请函模板

将源数据整理到EXCEL中整理出来,比如下图,按姓名、性别、职务、单位、通讯地址、邮政编码等字段对邀请人信息进行登记。

二、开始邮件合并

第一步:单击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】,选择【普通Word文档】。

第二步:单击【选择收件人】-选择【使用现有列表】。

第三步:选择数据源

第四步:光标移动到【尊敬的】后方,单击插入【合并域】,选择【姓名】字段。

插入【姓名】字段后,效果如下图。

第五步:此时单击预览结果。称谓显示的是“尊敬的回头”、“尊敬的开心妙妙”,这样的邀请函缺少尊称显然不够礼貌。

三、插入IF域

此时我们可以利用Word实现智能的判断,在【姓名】字段后加上【先生\女士】。在Word当中,我们可以这样做,在【姓名域】后面加一个规则【如果…那么…否则…】。

其实这个跟EXCEL的IF函数,语法是一样的。首先单击【编写和插入域】功能组的【规则】,弹出【插入Word域:IF】对话框。

域名选择【性别】,比较对象输入【男】,接着在下方的【则插入此文字】输入【先生】,【否则插入此文字】中输入【女士】,单击确定。接着应用格式刷,将返回结果的字体设置为一样。

最后我们预览结果,检查无误后,直接生成单个文档,这样整个邮件合并就完成了。

四、认识IF域

接下来,我们看一看实现智能判断返回的先生女士,实际上设置的是什么?

其实上,它是Word的IF域,判断【性别】字段是否为男,是男就返回先生,否则返回女士。

我们按【Shift+F9】切换域代码,可以看出这IF域实际上是嵌套域,引用的是【性别】字段。

好啦,今天的分享就到这里,你学会了吗?